哪些“应用程序”可以帮助我们更聪明地工作?

我们在现实项目中探索了新的数字工作流程，目的是提高生产力和改善沟通。为此，我们审查并测试了智能手机和平板电脑上的各种生产力应用程序。我们学习了我们工作、接收消息、委派任务和执行项目的方式。我们将最成功的应用程序和硬件打包在Gensler中进行分发，并与David Allen的Getting Things Done (GTD)策略(在他的同名书开云体育全站登录平台入口中有描述)搭配使用，以处理电子邮件和更好的团队沟通。

我们将我们的方法称为“数字协作”——使用数字设备和移动技术来共享知识、管理信息，并向社区或团队贡献用户生成的内容。与传统的协作方式截然不同的是，它鼓励在任何时候都与更广泛的参与者网络保持持续的联系。数字协作包括使用数字共享笔记本和合作创作来获取和交换信息;创建数字地图和插图，以直观地表达数据，以便更好地理解或记忆;通过网络链接共享信息，可以从任何设备上检索信息。其结果是更大的工人流动性和灵活性，使潜在的生产力提高，同时更敏锐的项目意识来自更积极的共享。

大多数专业人士已经在日常工作中采用了某种程度的数字和协作工作策略，从Outlook中的标志和类别到屏幕和文档共享技术。我们相信有更多的机会。移动设备以及它们所支持的信息共享和社交应用程序正在不断创造新的机会，使人们在有效使用的情况下更加高效和知情。

我们看到更好的技术采用的潜在好处是减少压力，提高生产力，并最终更好的准备和成功。这些工具还可以让专业人士找到新的灵感来源，挖掘新鲜和意想不到的资源，并扩大他们的网络。那些参与其中的人可以根据拥有相同经历的大量社区提供的信息做出更好的决策。

作为我们项目的第一阶段，我们将新的工具和过程引入到正在进行的工作中，以记录初步的案例研究。所有案例研究都表明，通过消除行政任务，可以提高完成工作的能力。阿伯丁集团(Aberdeen Group) 2011年的一项研究证实了我们的发现。根据IT活动数据和业绩标准，它将573家公司按技术采用程度分为一流、一般和落后。一流的公司有更多的信息渠道，更大的满意度，并且能够比落后者多完成50%的任务。

对于一个团队来说，采用共享的待办事项列表稍微减少了通过电子邮件的通信，并在不增加会议或额外的团队通信的情况下提高了对当前任务的集体理解。在另一个案例中，我们看到了现场工作效率的提高和纸张消耗的减少，这表明了立即的业务价值。基于GTD策略的收件箱管理方法也很有前途:如果一项任务花费的时间不到两分钟，就应该立即完成。如果没有，则创建一个“项目”来管理继续执行的任务。试点项目的成功也增加了参与者采用新的通讯和记录方法的意愿。

为了进一步审查和分享我们的发现，我们创建了一个内部社交媒体社区组和一个内部网资源，以提供与各种员工角色相关的应用程序包。我们还创建了一个定义数字协作的维基百科页面，一个分享信息的Twitter账户，以及一个标识我们团队和工作的品牌。从第一天开始，我们就使用应用程序和移动设备来完成。

寻找新的工作和分享方式。新工具引发了对日常工作流程的重新构想，其目标是整合数字化工作流程，提高工作效率和沟通能力。

提高透明度和可获取性。基于应用程序和云的团队通信允许更容易地存储和访问团队间的通信，使每个人都在同一页面上。

采用协作决策。决策可以减少对单一专家知识的依赖，而是从具有类似经验的值得信任的社区或团体中获取信息。

寻找灵感的机会。融入更大、更多样化的知识和经验社区，可以接触到新的思想和方法。

在不断变化的移动环境中，新设备、新应用程序和新技术，下一个总是在我们面前。我们的目的不是开发一个完美的工具，而是发现最有效的方法，并调整这些工具以适应我们的工作过程需要。我们继续专注于改变通信规则，从“发送和接收”的心态到“以访问为中心”的心态。我们希望向Gensler介绍我们使用可用工开云体育全站登录平台入口具的新方法，并为新技术的主流采用做好准备。