优化工作中神经多样性和包容性的混合会议

混合工作将继续存在。在这个新的混合世界中，必须通过消除、减少和减轻障碍，使建筑环境的元素对每个人都公平所有用户在这些环境中感到支持——无论是虚拟的还是真人的，也不管他们的年龄、残疾、性别认同、种族、神经多样性、社会经济地位、文化或工作方式。

作为一名神经多样化的聋哑人设计师，我个人依赖并受益于数字世界中的唇读和封闭字幕/转录服务。对于像我这样的人来说，混合会议是一个令人沮丧的痛点，如果执行时没有考虑到涉及的用户;然而，通过正确的准备和远见，混合会议可以为组织中的每个人提供更加无缝、包容和有效的体验。

新冠肺炎疫情引发了许多问题，围绕多样性和包容性展开了公开对话，导致工作场所的功能发生了变化。在家工作的灵活性和安全性，以及使物理和虚拟环境更易于访问的技术解决方案的加速，为残疾人社区打开了大门。

在Ge开云体育全站登录平台入口nsler，我们有专门从事包容性设计指导方针的团队，帮助客户确保他们的空间超越最低要求，真正做到尽可能包容。作为一名体验设计师，我致力于品牌、咨询和数字体验设计(DXD)项目，帮助客户在“新的”工作环境中创造归属感，同时带来数字无障碍和包容性元素，以确保所有人都能公平地体验事物。

以下是基于我的个人经验和我在残疾人社区中注意到的有效技巧和策略，为混合会议提供的一些包容性设计指南。这个列表不仅可以帮助残疾人，而且通过使混合虚拟会议具有包容性，它是有益的所有组织中的员工。

准备

• 事先提供一份议程、任务清单或会议中要讨论或分享的要点。
1. 这样做不仅能让每个人都参与进来，而且井井有条，如果他们需要额外的时间，也能给他们时间来消化和提前准备。
2. 为盲人或弱视员工提供口头议程，为聋人或重听员工提供书面议程。所有人都能从这两种方法中受益!

• 考虑在你的会议邀请或RSVP表格中包含一份无障碍住宿声明，并注明你将提供什么，以便人们做好准备。
  1. 举个例子:“请告诉我们，为了公平的访问，您是否需要任何无障碍设施。我们将关闭Zoom的字幕，并在电话会议结束后分享演讲者的演示文稿。”
  2. 有些工具，如白板、投票或休息室，是辅助设备无法使用的。做你的尽职调查，检查或找到一个可行的替代方案。

• 确保您的视频通话平台允许封闭字幕(CC)，并且在通话前已启用/设置。
  1. 大多数主流视频会议平台都提供不同设置方式的封闭字幕。花点时间事先确保它可用，并与it人员合作，使整个组织对标题的访问保持一致。
  2. 还有其他工具可以提供完整的转录，可以保存在电话后做笔记(如otto .ai)。转录极大地有利于神经多样化的人，他们并不总是能够做有效的笔记。

• 对于较大的会议或会议，特别是要记录并稍后分发的会议，请使用CART(通信访问实时翻译)转录员和/或手语翻译。
  1. CART记者在会议期间明显比自动字幕更准确，并在会后提供完整的文字记录。
  2. 手语口译员的位置应在视频通话界面的突出位置。确保你有足够的时间在会议前和你的口译员就任何技术需求制定计划。
  3. 在寻求专业人员之前，请先咨询需要这些服务的与会者，看他们是否对口译员或CART记者有任何建议。你可以在诸如聋人口译员登记处或者是全国法院记者协会．

• 亲自参加会议，并在整个房间配备摄像头，鼓励员工也带上自己的电脑，并在登录时打开各自的摄像头。
  1. 当室内摄像机在远程屏幕上把人们的脸缩小到四分之一大小时，很难看到面部表情、唇语阅读和获得完整的背景。
  2. 与您的IT团队或那些设置会议室的人合作，配备高质量的麦克风，这样亲自工作的员工就不必取消静音，从而引起音频反馈。

• 此外，如果使用全室摄像头，要有策略地坐着，这样在远程员工的显示器上你就不会显得小了。
  1. 让主持人在会议开始时向每个人汇报情况。例如，“电话里的每个人都能看到我们在房间里吗?”

沟通

• 在规模较大的会议中，指定一名主持人或其他可以促进虚拟员工和办公室员工之间凝聚力的人。通常，项目经理、团队领导或主管自然地承担这个角色。
  1. 这有助于减少尴尬的干扰，吸引虚拟员工，并通过更有条理的电话提高工作效率。
  2. 作为主持人，记得跟上聊天功能，并将其编织到对话中。创建一个最适合每个人参与的系统，让他们以一种让他们舒服的方式参与。

• 在可能或适当的情况下尝试包容性介绍。
  1. 这是一种对你和你的环境的口头描述，为那些视力低下、失明或在一个不安全的地方参加会议的人描绘一幅画面。
  2. 它提供了一个分享你的人称代词，你的昵称，或者你的名字如何发音的机会。这样做并使之正常化，为LGBTQ+员工提供了一个安全的空间，同时也有助于培养对多元文化的欣赏。
  3. 你可以用任何你觉得舒服的方式来描述自己，并从中获得乐趣!例子:“嗨，我是杰克。我是白人男性，用他/他的代词。我穿着黄色衬衫，戴着蓝色眼镜，还有胡子。我在家里，身后有墙上的地图，书架上有植物……需要浇水!”
  4. 避免使用年龄参考，例如，“我30多岁……”，除非你确定所有参与者都能接受你透露这些信息。

• 在分享你的屏幕时，描述正在显示的内容。
  1. 与其说“As you can see here…”试着简单描述一下，比如“幻灯片上的饼状图显示71%的目标群体……”
  2. 这不仅能帮助盲人或视力低下的人，还能帮助那些听着你说话却不能看屏幕的人从你的口头描述中受益。

• 在开始回答之前，重复书面或口头的问题或陈述。
  1. 特别是当演讲是由一位观众亲自讲述的时候，要这样做，因为大多数麦克风不会捕捉到它，也不会看到这个人自己。

技术建议

• 鼓励在通话中使用“聊天”功能。
  1. 这对那些身体上不能大声说话或不舒服的人有帮助。
  2. 有时候很难知道谈话什么时候有停顿，所以聊天给人们时间来处理信息，并按照自己的节奏回复。
  3. 除了残疾人之外，聊天还能让那些忙碌的人或在嘈杂的环境中说话和被理解都很困难的人受益。

• 实际上，当你在讲话前打开静音时，也要考虑打开你的相机。
  1. 这对那些失聪或听力不好的人来说很有帮助。
  2. 看到某人的脸提供的视觉和社交线索并不总是只靠音频就能理解，这是许多神经多样化的人所面临的难题。
  3. 如果你觉得不舒服或无法打开相机，没关系——只要确保别人能清楚地听到你的声音，并提供封闭的字幕或转录。

• 注意光线:眩光，微弱的光线，或者你脸上的阴影使你很难看清你的脸。
  1. 试着戴一个环形灯或者换个姿势来解决这个问题。
  2. 对于会议室，利用玻璃墙隐私屏幕，照明解决方案，或优化布局，以改善房间的照明。

结束

• 要清楚地表明会议结束了，或者你要去做别的事情。
  1. 那些难以接受社交暗示的人将受益于直接明确的暗示。

• 如果适用，在会议结束后与与会者分享会议中展示的任何文件。
  1. 利用大多数媒体平台上的辅助工具来优化文件的可访问性-许多微软Word, PowerPoint和Adobe Acrobat DC中都有“检查辅助性”功能。

• 如果会议被录制，请确保视频上没有字幕，或提供完整的记录。

• 寻求反馈!
  1. 让你的会议更具包容性的最好方法就是向你的队友和同事学习。为人们提供一个安全的空间来交流他们的需求，对于一个健康和包容的工作环境至关重要。

别:

• 不要认为你的团队中每个人都是有能力的!事实上，大多数残疾是看不见的——有些人不愿意分享他们的残疾。这就是为什么采取这些步骤来让你的混合工作场所具有包容性是至关重要的。此外，作为额外的奖励，您可以保留和增加雇用残疾员工(点击这里阅读包容性招聘的好处)，并开始为所有人培养一种健康和积极的文化。