为成功的混合会议做准备的3个步骤

混合工作现在已经成为我们职业生活的一部分，这意味着在任何时候都有人在办公室之外工作，导致会议上满屋子的人都在与一群拨号连接的人打交道。我们需要从不同的角度思考这些“混合会议”，以及如何让它们获得成功。我们如何为所有玩家创造一个共享的体验，让每个人都能参与其中，没有人会被无意中遗漏?我们如何确保空间、技术和我们的行为被设置成最大限度地减少障碍和最大化连接?

鉴于这些现实和问题，我们的许多客户都要求新的会议室设计和技术解决方案，以促进更加无缝的混合会议体验。他们正在试验新的房间布局和集成技术，以确定应对挑战的解决方案。

在我们等待解决方案成熟的同时，我们今天能做些什么来创造更好的混合会议体验呢?为了回答这个问题，我们从同事和客户的项目中询问并收集了意见，得出了下面的最佳实践。以下是最重要的要点，以及创建有效混合会议的三个步骤:

第一步:在会议前列出期望。

• 把会议邀请看作是包含所有相关信息的会议路线图，这样每个人都可以在一个地方看到它，并在需要时可以参考。记住要包括:
1. 会议议程，说明会议的目标。
2. 链接到任何将使用的技术工具(视频会议和其他协作工具)(特别是如果您的个人以前可能使用过或没有使用过这些工具)。
3. 参与规则，设定你希望人们如何参与的期望(“做好上镜的准备”等)。

• 在分配会议角色时要考虑周到、积极主动。
  1. 确定谁会提供帮助，谁会发言，谁会做笔记。
  2. 考虑新的角色，例如房间和技术设置的所有者和/或聊天监视器。

• 选择合适的会议材料。
  1. 确定适用于虚拟和室内与会者的格式。
  2. 考虑一下自定义虚拟背景是否可以创造更统一的体验。

第二步:布置房间以支持会议的目标。

• 预定一间可以舒适地容纳所有与会人员的会议室，但不要太大，以确保每个人都能在镜头前出现。移走所有不在镜头前的椅子，这样就没有人可以坐在那里了。
• 对于协作会议，使用数字协作平台，而不是室内白板，因为远程与会者很难看到室内白板。
• 将桌子和座位安排在一个宽的半圆形中，以获得最佳的可视性，无论是在室内还是在摄像机前。把主持人或演讲者安排在房间的中央。
• 把零食放在会议室外面。避免使用皱褶包装的产品，因为它们发出的噪音通常会被室内麦克风捕捉到。
• 如果可能的话，把摄像头放在屏幕上方，以拍摄房间里人的更广阔的视野。
• 要求会议室内的与会者携带笔记本电脑并直接登录会议，以便让与会者更公平地看待会议所有与会者(并提醒他们在本地笔记本电脑上静音)。