让混合会议为你工作的3个指导方针
2022年3月10日记者普莉希拉·泰
“对不起，你在静音。”这句经常被重复的话——也许仅次于“你现在能听到我吗?”——这可能是疫情后会议上最常用的短语之一。在混合会议中，我们都能体会到这一点。我们可能也经历过在谈话中被忽视的感觉，努力猜测谁在说话(或者是否有人在说话)，说话的声音超过了其他人，这样的例子不胜枚举。即使在进行了近两年的远程工作之后，我们也必须承认，混合会议有些混乱。
在与客户和我们自己的团队进行了大量的实验和观察后，我们知道，要想让混合会议发挥作用，我们需要在我们的方法上有所选择。会议形式不应该是事后才考虑的;要实现有效的混合参与，我们需要正确的设置、正确的促进和正确的目标。
正确的目的
审计业务的目标和期望的输出应该说明审计业务的格式。在决定混合会议是否合适之前，需要回答的一个关键问题是，“我的敬业度目标是什么?”
与会者是应该远程拨号，亲自参加，还是两者结合，这取决于两个关键因素:达到预期会议结果所需的积极参与程度，以及团队规模。
这里有一个我们一直遵循的一般经验法则:需要的积极参与水平越高，团队规模越大，混合会议形式的效率就越低。
为了进一步细分，我们将工作参与目标(将社交活动分开)分为七个类别，从被动参与到主动参与，以及参与者群体规模。在此基础上，我们对混合参与的有效性进行了分级，以指导我们对参与形式的选择。
除了积极参与水平和团队规模，还有其他层面需要考虑，例如内容的复杂性和敏感性，分散在多个地点的现场团队的数量，与会者的概况和潜规则，以及数字协作能力。
目前，虽然我们无法控制我们自己的办公室和合作者的工作环境之间的技术兼容性，但我们为混合会议设定了一些简单的规则:
1.限制团队规模以保持粘性。
2.在需要积极参与的地方，与参与者档案组合进行交流，鼓励对话。
3.提前与与会者分享预读材料和会议议程，让他们有备而来。
4.制定会议礼仪基本规则。
正确的促进
在混合约会中，与面对面的所有人相比，谈话不会那么“自然”地进行，这是正确的，当阅读时，肢体语言对那些虚拟拨号的人来说是不适用的。混合互动需要强有力的促进和谨慎的规划，以便公平参与。
调解人的角色包括执行会议商定的议定书。混合礼仪与实体和虚拟房间中的每个人的包容性和尊重紧密相关，可以包括一些规则，比如不进行多任务处理或边聊，从数字优先的角度来参与，比如在说话前表明自己的身份，或者保持摄像头打开。
从推动者，到演讲者，再到参与者，每个人在会议中的角色和相关促成因素的细微差别也在混合参与的有效性中发挥着重要作用。想想看:不是每个人都想在会议室里占有一席之地。
举个例子，一个混合车间。共同主持人可能有一个窗口用于屏幕共享内容，另一个窗口用于记录，另一个窗口用于运行实时投票，还有一个窗口用于在后台向共同主持人发送消息。当然，在同一个会议室里有更多的联合主持人、演示者和参与者时，远程使用多屏幕设置就像在远离活动的控制室一样，会变得更有效。
在计划混合会议时，我们越来越注意打破议程，以保持参与者的参与。这包括花时间做小测验、分享视频、分组讨论等等。除了准备会议议程和计时之外，主持人还承担了许多额外的责任，例如协调谁在共享屏幕，谁在每个休息室，谁在监视参与者聊天室等等。它需要一个团队，每个团队都有明确定义的不同角色，并保持一致，才能成功地运行混合业务。
正确的设置
正确的设置应包括空间和技术促成因素。是让会议更具包容性(例如，显示内容和参与者视频的屏幕)，还是更直观(例如，单一声源，转向演讲者的摄像头)，还是更“视频通话友好型”(例如，空间声学和照明)，这些都是设计和技术工具可以解决的问题。
开云体育全站登录平台入口Gensler为客户设计了具有几乎全景屏幕设置的协作空间，但并不是所有客户都需要这种沉浸式空间来满足他们的混合会议需求。不断发展的设计和技术解决方案是一个令人兴奋的领域，但并不是所有的组织都能在短期内进行试点。我们可以立即实施的是，为混合参与提供正确的促进和正确的目的，这是更人性化的方面。
就参与模式而言，一种模式并不适用于所有情况。虽然空间设计和技术工具(包括硬件和软件)最终将解决我们今天面临的混合交战的许多痛点，但就目前而言，我们首先要明智地选择我们的战斗。
混合业务不会消失，所以进一步明确业务模式的关键推动因素和选择标准是公司目前可以实现的容易实现的目标。当我们通过实现公平和包容的合作，找出最能让人们更有效率(更少沮丧)的方法时，我们将让混合动力发挥作用。
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